Mitarbeiter:in Office Management - Wien, Österreich - Austrian Institute of Technology

Austrian Institute of Technology

Geprüftes Unternehmen

Wien, Österreich

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Anna Müller

beBee Recruiter

Beschreibung

Wir sind Österreichs größte Research and Technology Organisation und führend in der angewandten Forschung für innovative Infrastrukturlösungen. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unser **Center for Digital Safety & Security** sucht weitere Ingenious Partner für den Standort Wien.

Mitarbeiter:in Office Management
- Center for Digital Safety & Security
- Im **Center for Digital Safety & Security** entwickeln wir moderne Informations
- und Kommunikationstechnologien (IKT) und Systeme, um kritische Infrastrukturen im Kontext der umfassenden und globalen Vernetzung und Digitalisierung sicher und zuverlässig zu gestalten.
- Als Teil unseres Office Management Teams unterstützen Sie proaktiv einen Head of Competence Unit und dessen Team aus international Forschenden bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Sie übernehmen ein breites und absolut abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden.
- Ihre Hauptaufgabe wird in der administrativen und organisatorischen Unterstützung des Head of Competence Units liegen.
- Darüber hinaus unterstützen Sie gemeinsam mit weiteren Kolleg:innen die Forschenden im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungsprojekte auch aus administrativer und organisatorischer Sicht erfolgreich abzuwickeln - von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen in der Competence Unit beitragen.
- Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Kolleg:innen sowie Projektpartner:innen bzw. Kund:innen bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab.
- Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.).
- Sie sind Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und gewährleisten effiziente Informationsflüsse.
- Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
- Mit Ihren Erfahrungen und Kompetenzen im Bereich der Administration und Organisation helfen Sie Kolleg:innen, sich in der Organisation zurecht zu finden.
- Durch Ihren Einsatz gestalten Sie ein professionelles Office Management im Center mit und sorgen für ein kommunikatives und motivierendes Arbeitsumfeld.

Als
**Ingenious Partner **zeichnet Sie aus:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, etc.)
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz
- und Officemanagement Bereich
- Sehr gute MS Office Kenntnisse und Bereitschaft zur Einarbeitung in die AIT-Software-Tool-Landschaft
- Eigenständige und genaue Arbeitsweise, gute Organisationsfähigkeit und Serviceorientiertheit sowie hohe Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift

**Was Sie erwarten können**:
Das Bruttojahresgehalt gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 41.930,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs
- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.
Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) online.