Organisational Assistant - Wien, Österreich - Universität Wien

Universität Wien

Geprüftes Unternehmen

Wien, Österreich

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Anna Müller

beBee Recruiter

Beschreibung

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca Mitarbeiter*innen und fast Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer

**Organisationsassistent*in**

**am Institut für Geographie und Regionalforschung**

***

zu besetzen.

**Kennzahl der Ausschreibung**:
**13660**

Das Institut für Geographie und Regionalforschung bietet ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld. Die professionelle Weiterentwicklung des Instituts setzt eine moderne Administration voraus. Arbeitssprache ist zum Teil Englisch; Arbeitssprache in Zusammenarbeit mit weiteren Stellen der universitären Verwaltung ist meist Deutsch.
- Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach bei beiderseitigem Einvernehmen entfristet werden.
- Das Beschäftigungsausmaß ist auf 20 Stunden/Woche ausgelegt. Es kann bei beiderseitigem Einvernehmen und wenn uns entsprechende Stellenressourcen zur Verfügung stehen (frühestens ab März 2023) auf 40 Stunden/Woche erhöht werden.**Beschäftigungsausmaß**:20 Stunden/Woche.
- Einstufung gemäß Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa
- Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

**Ihre Aufgaben**:
Die Aufgaben umfassen insbesondere:

- Allgemeine Verwaltungsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen, z.B. Dienstreisen, Betreuung von Gastvortragenden und Gastwissenschaftlern, Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings, Sommerkursen etc.
- Unterstützung im Lehr
- und Studienbetrieb (z.B. Moodle-Kurse, Kommunikation mit Studierenden und externen Lehrbeauftragten)
- Agenden der Budgetverwaltung, z.B. Ressourcenplanung, Abwicklung von Rechnungen und Refundierungen, Controlling, enge Zusammenarbeit/Abstimmung mit universitären Dienstleistungseinrichtungen (z.B. Finanzwesen und Controlling, Personalwesen, Forschungsservice und Nachwuchsförderung) und dem Dekanat
- Agenden der Administration und Unterstützung wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei der Beantragung, Implementierung, Durchführung, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten, Unterstützung im Projektcontrolling
- Personalverwaltung
- Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, Website-Betreuung

**Ihr Profil**:

- Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule und Nachweis facheinschlägiger Berufserfahrung
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (Windows, MS Office)
- Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Selbständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil
- Organisations
- und Koordinationsfähigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Belastbarkeit
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Exzellente Deutsch
- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Offenheit gegenüber einem internationalen Arbeitsumfeld und den Willen, dieses in der Erreichung der wissenschaftlichen Ziele zu unterstützen
- Hohe soziale und kommunikative Kompetenz

Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung und mit universitären EDV-Anwendungen (SAP).

**Ihre Bewerbung**:
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Krellenberg, Kerstin

**Kennzahl der Ausschreibung: 13660