Executive Assistant - Wien, Österreich - Lingvano GmbH

Lingvano GmbH

Geprüftes Unternehmen

Wien, Österreich

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Anna Müller

beBee Recruiter

Beschreibung

Gebärdensprache ist der Schlüssel für soziale Inklusion von Gehörlosen. Lingvano's Mission ist es, Brücken zu bauen und Kommunikation auf Augenhöhe zu ermöglichen. Um das zu erreichen, entwickeln wir benutzer\*innenfreundliche und kostengünstige Online-Kurse für Gebärdensprachen.

Wir suchen eine Person für die Stelle als Executive Assistant & Allrounder, die uns bei unserem Ziel unterstützt, die beste digitale Gebärdensprachbildung der Welt zu liefern, indem sie für reibungslose Abläufe und Prozesse im Unternehmen sorgt.

Tasks
- Du koordinierst Prozesse mit externen Einrichtungen (AUVA, AMS, Anwält\*innen, etc.).
- Du führst Buchhaltungsaufgaben durch (Sammeln & Kategorisieren von Rechnungen, Ausstellen von Rechnungen, Abrechnung von Reisekosten, Gehaltsabrechnung).
- Du bist verantwortlich für eine optimale Büroinfrastruktur, Beschaffung von Versorgungsmaterialien, IT-Ausstattung und dazugehörige Verwaltungsaufgaben.
- Du betreust unseren Office E-Mail-Account und hast den Überblick über Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaube, Dienstreisen und Remote Work des gesamten Teams.
- Du planst und organisierst Firmenveranstaltungen und Geschäftsreisen.
- Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Gebärdensprachdolmetscher\*innen, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.
- Du förderst und unterstützt eine effiziente Zusammenarbeit im Team, damit tägliche Abäufe und Prozesse reibungslos funktionieren.
- Du führst administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem On
- und Offboarding von Mitarbeiter\*innen durch.
- Du bist die erste Ansprechperson für externe Kontakte wie Besucher\*innen und Lieferfirmen.

**Requirements**:

- Du hast mehrere Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.
- Du hast ausgezeichnete Kenntnisse in Deutsch und Englisch mit der Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren.
- Du hast gute Finanzkenntnisse im Bereich der Buchhaltungsfunktionen.
- Du hast einen sicheren Umgang mit digitalen Tools (z. B. Asana, G-Suite, Slack) und Technologien oder eine ausgeprägte Bereitschaft, dich schnell in diese einzuarbeiten.
- Du hast ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten und es fällt dir leicht mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
- Du hast eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise, gepaart mit einer Hands-on Mentalität, schneller Auffassungsgabe und starken organisatorischen Fähigkeiten.
- Du bringst Begeisterung für das Erlernen neuer Dinge mit und es macht dir Spaß in einem schnelllebigen Umfeld zu agieren.
- Kenntnisse der Österreichischen Gebärdensprache sind ein Plus.

**Benefits**:

- Start-up-Flair mit flachen Hierarchien: Beteilige dich am Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens mit klarer sozialer Wirkung.
- Flexible Arbeitszeiten + Remote Work: Work-Life-Balance ist uns wichtig Du wählst deine Arbeitszeiten innerhalb unseres flexiblen Arbeitszeitmodells.
- Lernen & Entwicklung: Wir bieten dir bis zu 10% deiner wöchentlichen Arbeitszeit für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
- Vielfalt & Inklusion: Wir leben Vielfalt Lingvano besteht aus einem internationalen Team von gehörlosen, schwerhörigen und hörenden Mitarbeiter\*innen.
- Kostenlose Gebärdensprachkurse: Kennst du bereits eine Gebärdensprache oder bist hochmotiviert, eine zu lernen? Einmal pro Woche kannst du kostenlos an unserem Anfänger-/Fortgeschrittenenkurs teilnehmen.
- Finanzielle Unterstützung für deinen Arbeitsweg: Wir unterstützen dich finanziell bei deinem umweltfreundlichen Arbeitsweg mit einem (E-)Bike oder einer Wiener Linien Jahreskarte.

Dies ist eine Teilzeitstelle mit einem Minimum von 20-25 Stunden pro Woche und sofortigem Einstieg.

Die Arbeitszeiten sind flexibel einteilbar. Arbeitstage in unserem Büro sind von Montag bis Mittwoch und Remote Work muss mit den Aufgaben und Anforderungen der Rolle abgestimmt werden. Das Bruttomindestgehalt basierend auf 40 Stunden pro Woche beträgt € pro Jahr. Abhängig von deinen Qualifikationen und Erfahrungen ist ein höheres Gehalt sehr wahrscheinlich.