- Diverser Schriftverkehr nach Vorlage bzw. Abstimmung mit den Projektleitungen und dessen Ablage
- Überwachung von Fristen und der Wiedervorlage und Organisation von Besprechungsterminen und Protokollierung
- Vergabe-, Nachtragsunterlagen versandfertig machen zur Vorlage bei der Magistrats-Vergabe-Kommission
- Nicht berücksichtigte Angebote mit den Anforderungen der Firmen für die Ausschreibungsunterlagen ablegen und kennzeichnen
- Änderung von Geschäftspartnerdaten bzw. Beantragen der Neuanlage
- Mahnungen bearbeiten, dazu Berechtigung prüfen und ggf. Zahlungen beschleunigt veranlassen
- Abfragen und Überwachung der Buchungen in Zusammenarbeit mit dem Kassen- und Steueramt sowie den Bauherrenämtern, Selbständige Nachforschung im SAP nach Rechnungsvorgängen
- Schlussgerechnete Bauakten nach Ordnungssystem sortieren und beschriften
- Bearbeitung von Firmenanfragen oder Weiterleitung nach Abstimmung mit den Projektleitungen
- Rechnerische Prüfung von eingehenden Rechnungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokaufmann/-frau, Buchhalter/in, Industriekaufmann/-frau, kaufmänn. Asssistent/in etc.) oder abgeschlossene Verwaltungsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r etc.) oder abgeschlossene technische Ausbildung aus dem Bereich Elektrotechnik oder Maschinenbau
- Möglichst Kenntnisse in der kaufmännischen, technischen Projektabwicklung und Grundkenntnisse VOB wünschenswert
- Versiert im Umgang mit PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS – Office-Paket)
- SAP-Kenntnisse sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung
- Abwechslungsreiche Tätigkeit
- Angenehmes Arbeitsklima
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