- entlastest in selbständiger, eigenverantwortlicher Arbeitsweise die Geschäftsführung sowie bei Bedarf die Führungskräfte der Berichtsebene 1 von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
- organisierst den reibungslosen Tagesablauf für die Geschäftsführung und kümmerst dich bei Bedarf um den Empfang, die Betreuung und Bewirtung von Besucher:innen.
- bist für die Terminkoordination sowie die gesamte Office Organisation ( Dokumentenmanagement, Postlauf, Durchführung interner Workflows) zuständig, teilweise in Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeiter:innen des Bereichs Finanz- und Administration.
- erledigst selbständig die Korrespondenz, redigierst Texte und Berichte und erstellst Präsentationen.
- agierst als professionelle Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen.
- bereitest Themen entscheidungsreif auf und erstellst entsprechende Berichte, Besprechungs- und Präsentationsunterlagen in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Fachbereichen.
- bist für die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings zuständig und erstellst Ergebnisprotokolle.
- bereitest Tagungen und Sitzungen inhaltlich vor, du erstellst (bei Bedarf auch in englischer Sprache) oder koordinierst die Erstellung der benötigten Sitzungsunterlagen.
- organisierst die Räume sowie organisierst die Verpflegung und bei Bedarf auch Unterkünfte für Sitzungsteilnehmer:innen.
- bist für die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen zuständig.
- führst die Organisation von teaminternen Veranstaltungen (Location, Verpflegung, Sicherstellen von Informationen an alle Teilnehmer:innen) durch.
- Abgeschlossene betriebswirtschaftliche oder technische Hochschul-/ Fachhochschulausbildung oder mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion bzw. im Projektmanagement.
- Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse (insbesondere Word und Powerpoint).
- Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.
- Analytisches Denken und Erfahrung mit Aufbereitung und Analyse von Zahlen und Fakten.
- Ausgeglichene, ruhige Persönlichkeit, die immer eine Lösung findet, auch wenn die Dinge nicht ganz nach Plan laufen.
- Lösungs- und Umsetzungsorientierung, Organisationsstärke und Stressresistenz
- Proaktive, engagierte und teamorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Professionelles Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Vertrauenswürdigkeit runden dein Profil ab.
- Wir bieten dir einen modernen Arbeitsplatz mit exzellenter öffentlicher Anbindung.
- Einen sicheren und nachhaltigen Arbeitsplatz mit spannenden Aufgaben sowie die Chance, deinen persönlichen Beitrag zur klima- und umweltfreundlichen Mobilität zu leisten.
- Zahlreiche Benefits (besondere Konditionen bei Bahnreisen & in unseren Reisebüros, Ferienhäuser und Appartements in beliebten heimischen Urlaubsregionen, hausinternes Car-Sharing,usw.).
- Die Gesundheit unserer Mitarbeiter:innen liegt uns am Herzen, daher bieten wir regelmäßig die Möglichkeit zur Gesundenuntersuchung. Auch Gesundheitstage und Impfaktionen stehen jährlich am Programm.
- Hervorragende Weiterbildungsangebote sowie zahlreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Konzerns.
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten und stellen dafür auch ein Nanny-Service wie einen nahegelegenen Betriebskindergarten zur Verfügung.
- Für die Funktion "Assistenz" ist (laut Kollektivvertrag für Angestellte von Unternehmen im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik) ein Mindestentgelt von € . brutto/Jahr bei einem Beschäftigungsausmaß von ,5 Wochenstunden vorgesehen.
Assistent:in der Geschäftsführung - Vienna, Österreich - ÖBB
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