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    Administrative Assistant - Vienna, Österreich - Alliance Defending Freedom

    Alliance Defending Freedom
    Alliance Defending Freedom Vienna, Österreich

    vor 4 Tagen

    Default job background
    Ganztags
    Beschreibung
    Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.

    ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our career site to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives.

    Administrative Assistant

    ADF International is looking for a highly organized Administrative Assistant to join us in our Vienna Office. In this role, you will report to the Director of Operations, Europe, and are responsible for various administrative tasks.

    Your Essential Responsibilities:

    In this position, you will:

    • Answer phone calls, schedule meetings and support visitors
    • Provide administrative support to ensure efficient operation of the office
    • Act as the point of contact between the Executive Director and internal or external contacts.
    • Work closely with the Executive Director and Deputy Director (Advocacy) to keep them well informed of upcoming commitments and responsibilities
    • Provide sophisticated calendar management for the Executive Director. Prioritize inquiries and requests while troubleshooting conflicts; make judgements and recommendations to ensure smooth day-to-day engagements
    • Create and edit presentations, correspondence, memos, reports, graphs, organizational charts.
    • Manage Outlook calendars of assigned Team Members and expense reports.
    • Make travel arrangements for leadership team.
    • Prepare meetings and conference calls - keep minutes for team members in Europe and internationally.
    • Support in planning and coordinating events.
    • Manage files, contacts, travel and events using a professional CRM application.
    • Prepare and file legal documents.
    • Proofread/edit documents with a high level of expertise.


    Other Responsibilities:

    • You may be asked to perform related duties or special projects as assigned within the general scope of the position.


    Skills You Need to Succeed:

    • Strong administrative skills.
    • Strong computer skills including experience with Microsoft Office: Word, Excel, Outlook and Internet Explorer.
    • Proven excellent verbal, written, and interpersonal communication skills in English and German.
    • Proven excellent customer service skills.
    • Ability to initiate, work, and motivate within a team and independently.
    • Ability to organize a daily workload by priorities.
    • Ability to professionally handle confidential and sensitive information with discretion.
    • Ability to learn and apply new software applications.
    • Ability to make sound decisions under demanding conditions.

    Education and/or Experience:

    • Bachelor degree or equivalent
    • At least 3 years of experience in the field or in a related area
    • High English proficiency and excellent German required

    Work permit for Austria or EU citizenship required

  • RHI Magnesita

    Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    RHI Magnesita Wien, Österreich

    **Vollzeit** · Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwic ...

  • Mutares SE & Co. KGaA

    Administrative Assistant Vienna

    vor 1 Woche

    Mutares SE & Co. KGaA Wien, Österreich

    Die Mutares SE & Co. KGaA ist eine Beteiligungsgesellschaft und erwirbt Unternehmen(-steile), die im Zuge einer Neupositionierung des Eigentümers veräußert werden und ein deutliches operatives Verbesserungspotenzial besitzen. Zum einen sind dies Unternehmen(-steile), die sich in ...

  • Mutares SE & Co. KGaA

    Administrative Assistant Vienna

    vor 1 Woche

    Mutares SE & Co. KGaA Wien, Österreich

    Die Mutares SE & Co. KGaA ist eine Beteiligungsgesellschaft und erwirbt Unternehmen(-steile), die im Zuge einer Neupositionierung des Eigentümers veräußert werden und ein deutliches operatives Verbesserungspotenzial besitzen. Zum einen sind dies Unternehmen(-steile), die sich in ...

  • Arthur D. Little Austria

    Assistant (W/m/d) - Administrativ - Vollzeit

    vor 1 Woche

    Arthur D. Little Austria Wien, Österreich Ganztags

    **Overview**: · - Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbre ...

  • RHI Magnesita

    Administrative Assistant

    vor 4 Tagen

    RHI Magnesita Wien, Österreich

    Vollzeit · Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle ...

  • RHI Magnesita

    Administrative Assistant

    vor 4 Tagen

    RHI Magnesita Vienna, Österreich

    Vollzeit · Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle ...

  • Mutares SE & Co. KGaA

    Administrative Assistant Vienna

    vor 6 Tagen

    Mutares SE & Co. KGaA Vienna, Österreich

    · Administrative Assistant Vienna (m/w/d) bei Mutares SE & Co. KGaA | softgarden · View job here Administrative Assistant Vienna (m/w/d) · Teilzeit · Vienna, Austria · Mit Berufserfahrung · Die Mutares SE & Co. KGaA ist eine Beteiligungsgesellschaft und erwirbt Unternehmen(-st ...

  • A1 Telekom Austria Group

    Administrative Assistant

    vor 2 Tagen

    A1 Telekom Austria Group Wien, Österreich

    **A1 Towers: Join one of the most significant success stories of A1 · A1 Towers, a spin-off of A1 Group, will operate 12,900 mobile communication towers in Central Europe. In Croatia, Bulgaria, Macedonia, Serbia, and Slovenia, separate A1 Tower Companies are already up and runnin ...

  • Alliance Defending Freedom

    Administrative Assistant

    vor 6 Tagen

    Alliance Defending Freedom Wien, Österreich

    **Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.** · - ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people._ Please visit our _career site_ _to ...

  • United Nations

    Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    United Nations Wien, Österreich

    The position is in the Investigations Division (ID) of the Office of Internal Oversight Services (OIOS) in Vienna, and reports to the Chief of Section in Vienna. · OIOS is the internal oversight body of the United Nations and assists the Secretary-General in fulfilling his oversi ...

  • OSCE

    Administrative Assistant

    vor 6 Stunden

    OSCE Wien, Österreich

    **Background**: · The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence · - and security-building me ...

  • Sandoz

    Administrative Assistant

    vor 1 Tag

    Sandoz Wien, Österreich

    **Administrative Assistant (d/f/m) - limited until , Vienna, Austria** · **Your key responsibilities**: · - General administrative support: takes care of general administrative tasks and maintains the administrative processes, also in case of absence of the line manager/team memb ...

  • Valneva

    Administrative Assistant

    vor 2 Tagen

    Valneva Wien, Österreich

    or only-in-class vaccine solutions. · We have a strong track record, having advanced multiple vaccines from early R&D to approvals, and currently market three proprietary travel vaccines, including the world's first and only chikungunya vaccine, as well as certain third-party vac ...

  • Solgate GmbH

    Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Solgate GmbH Wien, Österreich

    Administrative Assistant · Solgate is a new research-driven biopharmaceutical startup that develops drugs targeting solute carrier (SLC) proteins, the largest family of membrane transporters. By modulating the function of the "gates" to cellular metabolism, Solgate aims to addres ...

  • Amazon Transport Austria GmbH

    Administrative Assistant

    vor 1 Tag

    Amazon Transport Austria GmbH Großebersdorf, Österreich Ganztags

    Der operative Geschäftsbereich ist das Herz von Amazon. Ein effektiv ablaufender Betrieb trägt dazu bei, dass Artikel bearbeitet und rechtzeitig an unsere Kund:innen versendet werden. Als Administrative Assistant kümmerst du dich um alle administrativen Aufgaben der Amazon Transp ...

  • OSCE

    Senior Administrative Assistant

    vor 4 Tagen

    OSCE Wien, Österreich

    **Background**: · The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence · - and security-building me ...

  • Software Spinner GmbH

    Office & Administrative Assistant

    vor 2 Tagen

    Software Spinner GmbH Wien, Österreich

    **Your mission**: · Imagine a world where tax preparation is seamless and stress-free for expatriates. That's the future we envision. To turn this vision into reality, we seek exceptional individuals like you to join our team. We value creative thinkers, proactive doers, and inno ...

  • Amazon

    Administrative Assistant

    vor 18 Stunden

    Amazon Grossebersdorf, Österreich

    · Der operative Geschäftsbereich ist das Herz von Amazon. Ein effektiv ablaufender Betrieb trägt dazu bei, dass Artikel bearbeitet und rechtzeitig an unsere Kund:innen versendet werden. Als Administrative Assistant kümmerst du dich um alle administrativen Aufgaben der Amazon Tra ...

  • Xylem

    Administrative Assistant CI

    vor 5 Tagen

    Xylem Stockerau, Österreich Ganztags

    XYLEM Water Solutions Austria GmbH ist eine Tochter des größten Pumpenkonzerns der Welt – XYLEM. Mit einem Konzernumsatz von mehreren Milliarden € sind wir weltweit der führende Hersteller von Pumpen und Komplementärprodukten für die Wasserversorgung und verschiedenste industriel ...

  • Valneva

    Administrative Assistant

    vor 2 Tagen

    Valneva Vienna, Österreich Temporary

    We are a specialty vaccine company that develops, manufactures, and commercializes prophylactic vaccines for infectious diseases addressing unmet medical needs. We take a highly specialized and targeted approach, applying our deep expertise across multiple vaccine modalities, foc ...